Витрати на відрядження: чи включають до витрат вартість харчування, яка зазначена у проїзних документах
Відповідно до п. п. 165.1.11 п. 165.1 ст. 165 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку не включають, зокрема, кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно із п. 170.9 ст. 170 ПКУ.
Пунктом 170.9 ст. 170 ПКУ передбачено оподаткування сум надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, не повернутих у встановлений термін.
Згідно з п. п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 ПКУ не є доходом платника податку – фізичної особи, яка перебуває у трудових відносинах із своїм роботодавцем або є членом керівних органів підприємств, установ, організацій, сума відшкодованих йому у встановленому законодавством порядку витрат на відрядження в межах фактичних витрат, а саме: на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.
Зазначені в абзаці другому цього підпункту витрати не є об’єктом оподаткування цим податком лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона, якщо його обов’язковість передбачена правилами перевезення на відповідному виді транспорту, та розрахункових документів про їх придбання за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.
До оподатковуваного доходу не включають також витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати), понесені у зв’язку з таким відрядженням у межах території України, але не більш як 0,1 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон – не вище 80 євро за кожен календарний день такого відрядження за офіційним обмінним курсом гривні до євро, установленим Національним банком України, в розрахунку за кожен такий день.
Суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, визначені Кабінетом Міністрів України. Сума добових для таких категорій фізичних осіб не може перевищувати суму, встановлену цим пунктом.
Суму добових визначають в разі відрядження: у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд),
- згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами; до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд),
- згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
За відсутності зазначених відповідних підтвердних документів суму добових включають до оподатковуваного доходу платника податку.
Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 №59 (далі – Інструкція №59). При цьому, інші підприємства та організації також можуть використовувати Інструкцію № 59 як допоміжний (довідковий) документ.
Відповідно до абзацу четвертого п. 5 розд. ІІ, п. п. «д» п. п. 16.2 розд. ІІІ Інструкції №59 та п. 2 постанови Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року №98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» із змінами та доповненнями (далі – Постанова №98) витрати на харчування, вартість якого включена, зокрема, до проїзних документів, оплачує відряджений працівник за рахунок добових витрат.
Якщо вартість харчування працівника, відрядженого в межах України або закордон, включено до проїзних документів без визначення конкретної суми, добові витрати відшкодовують в розмірах, що визначають у відсотках сум добових витрат для України згідно з додатком 1 до Постанови №98, зокрема 80 відс. – при одноразовому, 55 відс. – дворазовому, 35 відс. – триразовому харчуванні.
Враховуючи викладене, витрати, понесені працівником юридичної особи (роботодавця), що не фінансуються за рахунок бюджетних коштів, під час його відрядження у межах України або за кордон, на харчування (їжа, чай), вартість якого включена до проїзного документу, відносять до складу добових витрат, розмір яких визначено п. п. 170.91 ст. 170 ПКУ, та не включають до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу такого працівника.
Разом з тим, якщо юридична особа (роботодавець) повністю або частково фінансується за рахунок бюджетних коштів, то витрати, понесені працівником такого роботодавця, під час відрядження у межах України або за кордон, на харчування (їжа, чай), вартість якого включена до проїзного документу, відносять до складу добових витрат, розмір яких встановлено Постановою № 98 і не є об’єктом оподаткування податком на доходи фізичних осіб.
Підписуйтесь на Telegram-канал Державної податкової служби України https://t.me/tax_gov_ua
Спілкуйтеся з Податковою службою дистанційно за допомогою сервісу «InfoTAX»
Сектор інформаційної взаємодії
Головного управління ДПС у Тернопільській області
