До уваги роботодавців: як якісно провести аудит трудових книжок перед скануванням ?
Нагадуємо, що Кабінет Міністрів України з червня 2020 року схвалив законопроєкт щодо запровадження ведення трудових книжок в електронній формі.
Шановні роботодавці, Головне управління Пенсійного фонду в Тернопільській області звертає Вашу увагу на те, що перед скануванням трудових книжок їх потрібно ґрунтовно перевірити.
Розпочати аудит сканування трудових книжок необхідно із перевірки першої сторінки (титульний аркуш).
Отже, спочатку звіряємо паспортні дані
На першій сторінці трудової книжки зазначаються відомості про працівника. Тому, на відповідність паспортним даним необхідно перевірити такі записи в трудовій:
- прізвище, ім’я та по батькові працівника;
- дату народження.
Окрім того, зверніть увагу на наявність:
- підпису власника трудової книжки, яким він завірив правильність внесених даних;
- підпису особи, відповідальної за видачу трудових книжок;
- печатки закладу, де трудову заповнили вперше.
Після цього перевіряємо записи про зміни ПІБ
У разі зміни працівником прізвища, імені, по батькові роботодавець зобов’язаний внести відповідні записи до його трудової книжки. Підстава — документи, що підтверджують зміни:
- паспорт;
- свідоцтво про шлюб;
- свідоцтво про зміну прізвища, імені чи по батькові тощо.
Зміни вносять на першій сторінці трудової книжки. Роблять це так:
- однією рискою закреслюють колишнє прізвище і записують нове;
- на внутрішньому боці обкладинки вказують інформацію про документ, на підставі якого зроблено запис, з його реквізитами;
- запис завіряють підписом відповідальної особи і печаткою підприємства.
Як можна усунути виявлені помилки?
- Помилка у записі ПІБ чи даті народження. Такий бланк трудової книжки вважають зіпсованим, складають акт на його списання та оформляють трудову на іншому бланку. Якщо помилився попередній роботодавець – працівнику необхідно звернутись до нього для виправлення помилки. В разі ліквідації попереднього місця роботи, виправити ситуацію необхідно в судовому порядку.
- Не внесено запис про зміну ПІБ. Наразі ви є останнім роботодавцем та маєте внести відповідні зміни.
Головне управління
Пенсійного фонду України
в Тернопільській області
