До уваги роботодавців: виправляємо помилки!
Умовно всі помилки в пенсійній і ЄСВ-звітності роботодавців можна поділити на два види: несумові помилки (коригування персональних даних або їх доповнення) і помилки в сумових показниках (база нарахування ЄСВ, сума ЄСВ).
Перелічимо реквізити, при заповненні яких страхувальники найчастіше допускають несумові помилки:
— громадянство особи (реквізит «Громадянин України»);
— код категорії застрахованої особи (реквізит «Код категорії ЗО»);
— реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта (для фізичних осіб, що мають відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) (реквізит «Податковий номер або серія та номер паспорта»);
— П. І. Б. застрахованої особи (реквізит «Прізвище, ім’я, по батькові ЗО»);
— кількість календарних днів перебування в трудових/цивільно-правових відносинах (дата початку/закінчення трудових/цивільно-правових відносин), тимчасової непрацездатності, відпусток без збереження зарплати і у зв’язку з вагітністю та пологами;
— код підстави для обчислення стажу окремим категоріям осіб відповідно до законодавства (спеціальний стаж) (реквізит «Код підстави для обліку спецстажу») тощо.
Важливо! Порядок виправлення помилки в персональних даних залежить від періоду, в якому її припустилися.
Розглянемо, як діяти бухгалтерові, якщо він виявив помилку, якої припустилися в у звітних місяцях 2010 року
Помилки, яких припустилися в персональних даних працівника за місяці 2010 року, виправляємо відповідно до вимог Постанови правління ПФУ від 05.11.2009 р. № 26-1 (далі Порядок 26-1) заповнюючи форму звіту, що діяла у 2010 році.
Важливо! Якщо страхувальник припустився помилки в П. І. Б. застрахованої особи, даних про початок або припинення трудових відносин, він діє таким чином:
- по-перше, повідомляє до органу ПФУ про помилку, подавши заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка (Постанова правління ПФУ від 03.12.2013 р. № 25-2. );
- по-друге, за результатами проведеної перевірки формує таблицю 5 додатка 4 до (Порядок 26-1) з відміткою «коригуюча» за той місяць 2010 року, в якому припустилися помилки, з правильними даними про застраховану особу (до таблиці вносяться всі реквізити, а не тільки відкориговані).
Зазначимо, що на підставі поданої таблиці 5 додатка 4 з відміткою «коригуюча» буде проведена технологічна заміна попередньо накопичених даних в обліковій картці особи на актуальні дані.
Звертаємо увагу: навіть якщо помилка в П. І. Б. працівника продубльована в інших таблицях (6, 7 або 8) звіту, окремо виправляти їх не потрібно;
Завдяки коригуванню через таблицю 5 у базі П. І. Б. застрахованої особи автоматично будуть замінені на правильні в усіх таблицях.
- по-третє, супроводжує заповнену таблицю 5 з відміткою «коригуюча» Переліком таблиць звіту і подає в ПФУ.
Тепер розглянемо, як діяти страхувальникові за ситуації, коли помилки припустилися в коді страхувальника, звітному місяці, номері облікової картки застрахованої особи (ідентифікаційному номері), коді підстави для обчислення спецстажу. Щоб виправити таку помилку, страхувальник:
- по-перше, інформує орган ПФУ про виявлену помилку і подає заяву з проханням провести перевірку періоду, в якому була виявлена помилка;
- по-друге, формує відповідну таблицю (5, 6, 7 або 8) додатка 4 до Порядку № 26-1 з відміткою «скасовуюча» за той звітний період 2010 року, в якому припустилися помилки у вказаних вище реквізитах, повторюючи неправильні реквізити. На підставі поданих документів з відміткою «скасовуюча» недостовірні дані облікової картки вилучаються з переліку тих, що діють для використання, але залишаються в електронному архіві для збереження звітності;
- по-третє, формує відповідну таблицю зі статусом «початкова» з правильними реквізитами;
При виправленні помилок у персональних даних зміни в сумах нарахованого заробітку або доходу і сумах страхових внесків за звітний місяць не допускаються.
- в-четверте, складає і додає до таблиць Перелік таблиць звіту, відмітивши в реквізиті «Звіт за місяць» той місяць, у звіті за який припустилися помилки.
Готовий скасовуючий звіт роботодавець подає до об’єднаного управління.
Михайло Комлєв
Начальник відділу інформаційно-аналітичного забезпечення
та використання електронних реєстрів
ТО УПФУ Тернопільської області
